تحریر دفاتر قانونی بدون خطا | راهنمای کامل دفاتر روزنامه و کل
دفاتر قانونی مانند دفتر روزنامه و دفتر کل از مهم ترین اسناد حسابداری محسوب می شوند که باید با دقت و رعایت اصول قانونی تنظیم شوند. هرگونه اشتباه در ثبت اطلاعات می تواند منجر به رد دفاتر مالیاتی، جرایم مالیاتی و مشکلات قانونی شود.
نکات کلیدی برای تحریر دفاتر روزنامه و کل با کمترین ریسک رد شدن
در این مقاله، با ارائه راهکارهای کاربردی و قوانین مربوط به تحریر صحیح دفاتر قانونی، شما را با اصولی آشنا می کنیم که به شما کمک می کند بدون خطا و مطابق با استانداردهای سازمان امور مالیاتی دفاتر خود را تنظیم کنید. اگر می خواهید از اشتباهات رایج جلوگیری کرده و روش های قانونی را به درستی اجرا کنید، ادامه مطلب را از دست ندهید!
دفاتر قانونی حسابداری چیست؟
طبق ماده 6 قانون تجارت، صاحبان کسب وکارها به جز کسبه جزء، موظف اند تمامی رویدادهای مالی خود را بعد از ثبت در اسناد حسابداری و تأیید مدیریت، در دفاتر قانونی قابل قبول برای دارایی ثبت و نگهداری کنند. این دفاتر که با عنوان دفاتر روزنامه و کل شناخته می شوند، به صورت پلمب تهیه شده و صحت اطلاعات درج شده در آن ها اهمیت بالایی دارد.
عدم دریافت، تکمیل یا ارائه دفاتر قانونی می تواند منجر به رد دفاتر مالیاتی و جریمه های سنگین شود. حتی اگر شرکتی فعالیتی نداشته باشد، باید دفاتر قانونی خود را بعد از دریافت، به شکل سفید یا خام در حوزه مالیاتی ثبت کند تا وضعیت عدم فعالیت آن رسماً تأیید شود.
نحوه دریافت دفاتر قانونی و جلوگیری از تخلفات
شرکت ها موظف اند دفاتر خود را با استفاده از سامانه ثبت شرکت ها دریافت کنند، روشی که جایگزین خرید سنتی دفاتر شده است. در گذشته، مودیان باید به حوزه مالیاتی مراجعه می کردند تا صحت دفاتر مالی مورد تأیید دارایی تأیید شود، اما امروزه این روند با هدف جلوگیری از تخلفات ساده تر شده است.
سامانه ای به آدرس irsherkat.ssaa.ir توسط دولت راه اندازی شده است تا همه مودیان بتوانند دفاتر موردنظر خود را با جزئیات کامل درخواست دهند. پس از پرداخت هزینه های مربوطه، دفاتر قانونی پلمب شده از طریق اداره پست به دست مودی می رسد.
نکات مهم تحریر دفاتر قانونی:
- ثبت صحیح اسناد حسابداری در دفاتر روزنامه و کل برای جلوگیری از رد دفاتر مالیاتی
- انتخاب خودکار مجاز برای دفاتر قانونی و رعایت قوانین تحریر دفاتر قانونی
- ارائه دفاتر مالی به دارایی حتی در صورت عدم فعالیت شرکت
انواع و آموزش تحریر دفاتر قانونی:
انواع و آموزش تحریر دفاتر قانونی
برای آموزش تحریر دفاتر قانونی باید با انواع آن آشنا باشید، بنابر ماده 6 قانون تجارت، تمامی کسب وکارها موظف اند دفاتر قانونی حسابداری خود را ثبت و نگهداری کنند. این دفاتر شامل دفتر روزنامه و دفتر کل بوده و نقش مهمی در ثبت صحیح اسناد حسابداری و ارائه اطلاعات مالی دارند.
دفتر روزنامه
بنابر ماده 7 قانون تجارت، دفتر روزنامه محلی برای ثبت روزانه رویدادهای مالی کسب وکار است. نحوه نوشتن دفتر روزنامه به این صورت است که تمامی مطالبات، دیون، معاملات تجاری و دادوستدهای مالی باید به طور مرتب در این دفتر ثبت شوند. علاوه بر این، وجوهی که برای مخارج شخصی برداشت می شود هم باید در دفتر روزنامه درج گردد. این دفتر به نوعی ستون اصلی دفاتر مالی مورد تأیید دارایی محسوب می شود.
دفتر کل
طبق ماده 8 قانون تجارت، اطلاعات مالی ثبت شده در دفتر روزنامه باید حداقل یک بار در هفته بررسی شود و تمامی معاملات دسته بندی شده و به صورت خلاصه در صفحه های مخصوص دفتر کل ثبت شوند. این دفتر نقش مهمی در تحریر دفاتر مالی در شرکت ها دارد و یکی از اصول ثبت دفاتر قانونی محسوب می شود.
نکات مهم تحریر دفاتر قانونی:
- دفاتر مالی باید پلمب شده باشند؛ در غیر این صورت، قابل قبول برای دارایی نخواهند بود.
- تحریر دفاتر قانونی با خودکار مجاز انجام شود تا از رد شدن دفاتر توسط ممیز جلوگیری شود.
- در صورت عدم ثبت صحیح دفاتر قانونی، شرکت ممکن است مشمول رد دفاتر مالیاتی و جرایم مالیاتی شود.
- نمونه دفاتر قانونی تحریر شده می تواند به حسابداران کمک کند تا از اشتباهات رایج در تحریر دفاتر جلوگیری کنند.
نمونه دفاتر قانونی تحریر شده
چرا دفاتر قانونی به صورت پلمپ شده هستند؟
شرکت هایی که به صورت قانونی ثبت شده اند، موظف اند مالیات خود را در موعد مقرر پرداخت کنند. اطلاعات مالی این شرکت ها به سازمان امور مالیاتی، با کمک تحریر دفاتر قانونی ارسال می شود. اهمیت این اطلاعات به اندازه ای است که هرگونه تغییر یا نقص در آن ها می تواند مشکلات جدی مالیاتی ایجاد کند.
پلمپ دفاتر قانونی به معنای منگوله دار شدن آن ها است، به طوری که شماره و نام شرکت به طور رسمی روی آن مهر شده و از هرگونه تغییرات غیرمجاز جلوگیری می شود. این دفاتر به عنوان مستندات مالی قابل قبول برای دارایی محسوب می شوند.
طبق ماده 6 قانون تجارت، تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی فعال در حوزه بازرگانی ملزم به دریافت دفاتر روزنامه و کل هستند. این دفاتر شامل ثبت دقیق تمامی فعالیت های مالی شرکت یا تاجر، از جمله بدهی ها و بستانکاری ها می شوند.
برای جلوگیری از رد دفاتر مالیاتی، رعایت قوانین تحریر دفاتر قانونی ضروری است. شرکت ها می توانند با ثبت صحیح اسناد مالی و استفاده از نکات مهم تحریر دفاتر قانونی، از مشکلات مالیاتی جلوگیری کنند.
تحریر دفاتر قانونی برای چه مشاغلی ضروری است؟
مقدمه: طبق قوانین تحریر دفاتر قانونی، اشخاص حقیقی و حقوقی موظف به رعایت تکالیف مالیاتی متفاوتی هستند. یکی از مهم ترین این تکالیف، پلمپ و ثبت دفاتر روزنامه و کل است که باید مطابق با قوانین تحریر دفاتر قانونی انجام شود.
الزام پلمپ دفاتر قانونی برای گروه اول
مطابق ماده 6 آیین نامه مالیاتی، تمامی اشخاص حقوقی و حقیقیی گروه اول باید دفاتر قانونی خود را پلمپ کرده و تحریر دفاتر مالی را انجام دهند. این الزام فقط مختص قانون مالیات های مستقیم نیست، بلکه در ماده 6 قانون تجارت هم مورد تأکید قرار گرفته است.
ثبت دفاتر در سامانه مالیاتی
بنابر 95 قانون مالیات های مستقیم، تمام مشاغل گروه اول باید دفاتر قانونی خود را قبل از شروع سال مالی جدید در سامانه مالیاتی ثبت کنند. این اقدام موجب تأیید دفاتر قابل قبول برای دارایی می شود و مانع از رد دفاتر مالیاتی توسط ممیز خواهد شد.
گروه بندی اشخاص حقیقی در آیین نامه 230761
مطابق آیین نامه شماره 230761، که مرتبط با ماده 95 قانون مالیات های مستقیم است، اشخاص حقیقی به سه گروه مالیاتی تقسیم می شوند:
گروه اول: فروش بالای 150 میلیارد ریال
گروه دوم: فروش بین 50 تا 150 میلیارد ریال
گروه سوم: فروش کمتر از 50 میلیارد ریال
رعایت اصول ثبت دفاتر قانونی و پلمپ آن ها نقش مهمی در جلوگیری از جرایم مالیاتی و رد شدن دفاتر توسط ممیز دارد. اشخاص حقیقی و حقوقی باید دفاتر مالی خود را به درستی تنظیم کرده و قبل از آغاز سال مالی در سامانه مالیاتی ثبت کنند تا از مشکلات احتمالی جلوگیری شود.
بر اساس تقسیم بندی مشاغل مالیاتی، بعضی کسب وکارها در گروه اول قرار می گیرند که مشمول قوانین خاصی برای تحریر دفاتر قانونی و ارائه اطلاعات مالی هستند. این گروه شامل مشاغلی است که گردش مالی بالایی دارند یا فعالیت های اقتصادی گسترده ای انجام می دهند.
مشاغل گروه اول عبارت اند از:
- دارندگان کارت بازرگانی که در حوزه واردات یا صادرات فعالیت می کنند.
- صاحبان شرکت های حمل ونقل زمینی، دریایی و هوایی که در جابه جایی کالا و مسافر فعالیت دارند.
- کارخانه و واحد تولیدی، به ویژه مودیانی که مجوز بهره برداری از معادن را دریافت کرده اند.
- مشاغل صرافی که معاملات مالی با حجم بالا انجام می دهند.
- صاحبین هتل سه ستاره و بالاتر که جزو کسب وکارهای پردرآمد محسوب می شوند.
- دارندگان فروشگاه های زنجیره ای مجوزدار که دارای شبکه فروش وسیع هستند.
- مدیران زایشگاه ها، بیمارستان ها و کلینیک های آزاد که خدمات درمانی گسترده ای ارائه می دهند.
- مدیران موسسات حسابداری، حسابرسی و مشاوره ای که خدمات مالی و مدیریتی ارائه می کنند.
همه این مشاغل موظف اند دفاتر قانونی قابل قبول برای دارایی را تنظیم کرده و مطابق قوانین تحریر دفاتر قانونی اطلاعات مالی خود را ثبت کنند.
اهمیت تحریر دفاتر قانونی
تحریر دفاتر قانونی یکی از مهم ترین فرآیندهای حسابداری است که طی آن تمامی اطلاعات مالی شرکت به صورت دقیق ثبت و نگهداری می شود. این اقدام به مدیران کمک می کند تا تصمیم گیری های مالی آگاهانه و آینده نگرانه ای برای کسب وکار خود داشته باشند.
این دفاتر نقش مهمی در رصد و تضمین صحت عملیات مالی و مالیاتی شرکت دارند و یکی از اصول ثبت دفاتر قانونی محسوب می شوند. بنابراین، تحریر صحیح دفاتر روزنامه و کل به عنوان یکی از اساسی ترین مسئولیت های حسابداران شناخته می شود.
هدف از ثبت این اطلاعات در دفاتر قانونی قابل قبول برای دارایی، شفاف سازی وضعیت مالی شرکت و ارائه مستندات دقیق برای حسابرسی های مالیاتی است. به همین دلیل، یکی از مهم ترین اقداماتی که هر شرکت باید پیش از پایان سال مالی انجام دهد، تحریر دفاتر مالی در شرکت ها است تا از مشکلات مرتبط با رد دفاتر مالیاتی جلوگیری کند.
برای استفاده از مشاوره مالیاتی پیشداد کلیک کنید
نکات مالیاتی حسابداران که هنگام نگهداری دفاتر قانونی باید بدانید!
تحریر دفاتر قانونی از وظایف اصلی حسابداران است و رعایت دقیق ضوابط آن از اهمیت بالایی برخوردار است. این فرآیند نه تنها برای ثبت صحیح اسناد حسابداری انجام می شود، بلکه در فرآیند حسابرسی و بررسی مالیاتی هم نقش کلیدی دارد. در ادامه، مهم ترین نکات مربوط به قوانین تحریر دفاتر قانونی ارائه شده است:
ثبت دقیق رویدادهای مالی
یکی از مهمترین نکات مالیاتی حسابداران این است که تمامی معاملات مالی باید براساس استانداردهای حسابداری به ترتیب تاریخ وقوع در دفاتر روزنامه درج شوند و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل شوند. این روند موجب قبول دفاتر قانونی توسط دارایی خواهد شد.
استفاده از دفاتر ثبت شده
مودیانی که دفاتر دستی دارند، موظف اند فقط از دفاتری که طی سال مالیاتی قبل نزد مراجع قانونی ثبت شده اند استفاده کنند. در صورتی که دفاتر قبلی برای ثبت معاملات جدید کافی نباشند، مودیان می توانند از دفاتر ثبت شده همان سال مالی استفاده کنند.
ثبت اطلاعات در سیستم الکترونیکی
مودیان مجاز به استفاده از نرم افزارهای مالی مورد تأیید سازمان امور مالیاتی برای تحریر دفاتر مالی هستند. این نرم افزارها باید مطابق با ویژگی ها و معیارهای اعلام شده توسط سازمان امور مالیاتی باشند.
- نرم افزارهای قدیمی تا سه سال پس از اجرای اصلاحیه قانون (1395/1/1) قابل استفاده هستند.
- پس از پایان این مدت، نرم افزارها فقط در صورت هماهنگی با معیارهای جدید اعلام شده توسط سازمان قابل استفاده خواهند بود.
- مودیان موظف اند حداقل ماهی یک بار خلاصه عملیات مالی را در دفتر روزنامه ثبت و حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل منتقل کنند.
استفاده از دفاتر روزنامه واحد یا متعدد
مودیان می توانند دفتر روزنامه واحد برای تمامی معاملات یا دفاتر روزنامه جداگانه برای هر بخش از عملیات داشته باشند. انتخاب نوع دفتر باید متناسب با ساختار مالی و نیازهای شرکت باشد.
خطاهای شماره گذاری و اعتبار دفاتر قانونی
در صورتی که اشتباهی در شماره گذاری صفحات دفاتر قانونی رخ دهد یا در ثبت دفاتر توسط مراجع قانونی خطایی ایجاد شود، اعتبار دفاتر همچنان حفظ خواهد شد و این اشتباهات موجب رد دفاتر مالیاتی نخواهد شد.
ممنوعیت استفاده از مواد قابل محو شدن
ثبت اطلاعات مالی در دفاتر دستی با مواد گرافیتی یا سایر وسایلی که به راحتی قابل حذف هستند، ممنوع است. این اقدام برای جلوگیری از هرگونه تغییر غیرمجاز در اسناد مالی ضروری است.
واحد پول و زبان ثبت دفاتر قانونی
تمامی دفاتر حسابداری باید براساس واحد پولی رایج ایران و به زبان فارسی تحریر شوند. عدم رعایت این مورد می تواند باعث رد دفاتر مالیاتی شود.
شرایط خاص از دست رفتن دفاتر
در صورتی که دفاتر قانونی به دلایلی خارج از اختیار مودی، مانند توقیف قضایی، از دسترس خارج شوند، مودی موظف است ظرف حداکثر دو ماه دفاتر جدید ثبت کرده و اطلاعات از دست رفته را وارد کند. تأخیر در این مدت، تأثیری بر اعتبار دفاتر نخواهد داشت.
زمان مجاز برای تحریر دفاتر شرکت های جدید
اشخاص حقوقی جدیدالتأسیس از تاریخ ثبت شرکت و سایر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا حداکثر دو ماه فرصت دارند تا تحریر دفاتر قانونی را انجام دهند.
نگهداری و ثبت عملیات شعبات
شرکت هایی که دارای شعبه هستند، موظف اند خلاصه عملیات مالی شعبه های خود را حداقل سالی یک بار (قبل از بستن حساب ها) در دفاتر مرکز ثبت کنند. در صورتی که شعبه فاقد دفاتر مستقل باشد، این عملیات باید به صورت ماهانه ثبت گردد.
شرایط ثبت دفاتر در طول سال مالی
مودیان می توانند دفاتر را طی سال مالی ثبت کنند، مشروط بر اینکه تا زمان ثبت هیچ فعالیت مالی یا پولی صورت نگرفته باشد.
ارائه دفاتر سفید و نانوی
اگر دفاتر قانونی به صورت سفید یا بدون اطلاعات ارائه شوند، به منزله عدم ارائه دفاتر محسوب می شوند و ممکن است منجر به جرایم مالیاتی شود.
نگهداری دفاتر و اسناد مالیاتی
مودیان موظف اند دفاتر قانونی و سایر اسناد مالی را نگهداری کرده و در صورت نیاز به اداره مالیاتی تحویل دهند. در صورتی که مدارک به صورت ماشینی ثبت شده اند، باید در همان قالب اصلی نگهداری شوند.
نکات مهم هنگام تحریر دفاتر قانونی
- انتخاب محیطی آرام و امن برای تمرکز بیشتر
- اجتناب از تحریر دفاتر در شرایط ذهنی نامناسب، زیرا ممکن است منجر به اشتباهات محاسباتی شود
- عدم استفاده از لاک یا سایر مواد اصلاح کننده پس از ثبت اطلاعات
- استفاده از خودکار روان و حرفه ای مخصوص دفاتر مالی
- کشیدن خط مورب در انتهای ثبت اطلاعات دفتر روزنامه و کل برای جلوگیری از تغییرات غیرمجاز
- استراحت های کوتاه در حین ثبت دفاتر برای افزایش دقت و جلوگیری از اشتباهات
آموزش گام به گام تحریر دفاتر قانونی به زبان ساده
تحریر دفاتر روزنامه و کل نیازمند دقت و توجه به جزئیات است تا از رد دفاتر مالیاتی جلوگیری شود. یکی از نکات کلیدی، بررسی تعداد سطرهای دفاتر قانونی است، زیرا عدم تناسب بین دفاتر 26 سطری و 28 سطری یا مغایرت در نسخه های پرینت شده از نرم افزارهای حسابداری می تواند مشکلات زیادی ایجاد کند.
مراحل تحریر دفاتر قانونی
- ابتدا اطلاعات مالی را از نرم افزارهای مربوطه پرینت گرفته و بررسی کنید که تعداد سطرها و ساختار دفاتر مطابق استانداردهای قانونی باشد.
- تمامی اسناد مالی را به صورت جداگانه ثبت کرده و شماره گذاری کنید تا در هنگام حسابرسی قابل پیگیری باشند.
- ستون ها را به درستی تنظیم کنید، بدهکار در سمت راست و بستانکار در سمت چپ. جابه جایی این اطلاعات ممکن است منجر به رد شدن دفاتر توسط ممیز شود.
- در پایان هر صفحه، جمع بندی اطلاعات را انجام دهید تا محاسبات مالی دقیق و بدون نقص باشند.
- پس از ثبت آخرین سند در دفتر، انتهای صفحه را با خط مورب ببندید تا از هرگونه تغییر غیرمجاز جلوگیری شود.
برای استفاده از مشاوره مالیاتی پیشداد کلیک کنید
موارد مربوط به رد دفاتر قانونی
رعایت قوانین تحریر دفاتر قانونی برای پذیرش آن ها در اداره امور مالیاتی ضروری است. در صورت عدم رعایت استانداردهای تعیین شده، ممکن است دفاتر قانونی توسط ممیز رد شوند که می تواند منجر به جرایم مالیاتی شود. در ادامه، مواردی که تخلف از آن ها موجب رد شدن دفاتر مالیاتی می شود، بررسی شده است:
مشکلات ثبت دفاتر
- دفاتر باید نزد مراجع قانونی ثبت شوند؛ عدم ثبت یا کمبود برگ ها منجر به رد دفاتر خواهد شد.
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر، در صورت احراز، موجب عدم پذیرش دفاتر قانونی خواهد شد.
- تأخیر بیش از 15 روز در ثبت دفتر روزنامه و تأخیر در تحریر دفتر کل، خارج از حد مجاز تعیین شده، موجب رد دفاتر مالیاتی خواهد شد.
مشکلات ثبت اطلاعات مالی
- عدم ثبت عملیات شعبه ها در دفاتر مرکز مطابق آیین نامه مالیاتی.
- عدم تطابق اطلاعات دفاتر قانونی با داده های سیستم های الکترونیکی یا سامانه معاملات برخط، برای اشخاصی که ملزم به استفاده از این سامانه ها هستند.
تغییرات غیرمجاز در روند ثبت دفاتر
- تغییر نرم افزار حسابداری در طول سال مالیاتی بدون اطلاع قبلی اداره امور مالیاتی.
- تغییر روش نگهداری دفاتر از دستی به الکترونیکی یا برعکس در طی سال مالی یا دوره مالی.
- تحریر دفاتر قانونی با زبانی غیر از فارسی یا ارزی غیر از پول رایج کشور.
- حذف بعضی عملیات مالی در دفاتر الکترونیکی، که می تواند موجب تخلف مالیاتی شود.
مشکلات ناشی از ثبت ناقص یا سفید ماندن صفحات
- جای سفید بیش از حد معمول در دفتر روزنامه.
- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر ثبت شده (چه تحریرشده و چه نانویس).
- در صورتی که مودی ادعا کند دفاتر از دسترس خارج شده اند، اما غیر اختیاری بودن این موضوع تأیید نشود، دفاتر رد خواهند شد.
جریمه خط خوردگی دفاتر قانونی
طبق قانون تجارت، تمامی شرکت ها و اشخاص حقیقی باید رویدادهای مالی خود را به طور دقیق ثبت کرده و پس از تأیید مدیریت، آن ها را در دفاتر قانونی، شامل دفتر روزنامه و کل، وارد کنند. عدم رعایت این موضوع می تواند منجر به رد دفاتر مالیاتی و اعمال جریمه های سنگین شود.
پلمپ و ثبت دفاتر قانونی
تمامی دفاتر مالی باید از طریق اداره ثبت شرکت ها پلمپ شوند و دارای شماره اختصاصی برای درج در اظهارنامه مالیاتی باشند. استفاده از دفاتر متفرقه که از بازار خریداری شده اند، مورد پذیرش ممیزین مالیاتی نیست و غیرقانونی محسوب می شود.
دقت در نگارش دفاتر مالی
رعایت اصول تحریر دفاتر مالی در شرکت ها و توجه به نکات زیر بسیار ضروری است:
- تمامی اطلاعات باید بدون خطا و اشتباه ثبت شوند؛ هرگونه نقص می تواند منجر به رد دفاتر شود.
- بی دقتی در تحریر دفاتر، خط خوردگی یا اشتباهات ثبت شده ممکن است موجب اعمال جریمه شود.
- نحوه اصلاح اشتباهات رایج در تحریر دفاتر قانونی
در صورت بروز اشتباه در ثبت اطلاعات مالی، باید:
مورد اشتباه را با خودکار قرمز مشخص کرده، بدون مخدوش کردن متن اصلی مقدار یا متن صحیح را با خودکار آبی یا مشکی در بالای آن درج کرد
حد مجاز اشتباهات و جریمه های مالیاتی
- اگر تعداد خط خوردگی ها و اشتباهات در تحریر دفاتر قانونی بیشتر از حد عرف باشد و مانع بررسی دقیق دفاتر توسط ممیز شود، دفاتر رد شده و مشمول جریمه خواهند شد.
- در صورت رد دفاتر به دلیل اشتباهات متعدد، شرکت مشمول 20 درصد جریمه می شود.
- اگر دفاتر ارائه شوند ولی توسط بازرسان تأیید نشوند، 10 درصد جریمه اعمال خواهد شد.
آئین نامه تحریر دفاتر قانونی
به پیشنهاد سازمان امور مالیاتی و بر اساس ماده 95 اصلاحیه قانون مالیات های مستقیم، وزیر امور اقتصاد و دارایی آیین نامه اجرایی تحریر دفاتر قانونی را تصویب کرده است. این مجموعه قوانین و مقررات، نحوه تنظیم، نگهداری و ثبت دفاتر قانونی (دفتر روزنامه و دفتر کل) را برای اشخاص حقیقی و حقوقی مشمول قانون مالیات های مستقیم و قانون تجارت تعیین می کند.
اهمیت رعایت آیین نامه تحریر دفاتر قانونی
- جلوگیری از رد دفاتر مالیاتی توسط ممیزین اداره امور مالیاتی
- پیشگیری از محاسبه مالیات به صورت علی الرأس و کاهش جرایم مالیاتی
- ایجاد شفافیت مالی در سازمان ها و شرکت ها
- این آیین نامه تأکید دارد که تمامی اطلاعات مالی باید به طور دقیق ثبت شوند و دفاتر قانونی باید مطابق با قوانین تحریر دفاتر قانونی تنظیم شوند تا مورد قبول دارایی قرار گیرند.
نحوه تحریر دفاتر قانونی
مودیانی که موظف به تحریر دفاتر قانونی هستند، باید تمامی معاملات مالی، رویدادهای اقتصادی و محاسبات مرتبط را به طور دقیق در دفتر روزنامه و کل ثبت کنند. همچنین، مودیانی که مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) هستند، باید هرگونه درآمد، هزینه و خرید و فروش دارایی های قابل استهلاک را مطابق مقررات در دفاتر قانونی درج کنند.
حتی اگر سیستم های الکترونیکی یا کارت های حسابداری مکانیزه برای نگهداری اطلاعات مالی مورد استفاده قرار گیرند، باز هم اطلاعات باید به شکل صحیح در دفاتر قانونی قابل قبول برای دارایی ثبت شوند تا از رد دفاتر مالیاتی جلوگیری شود.
در صورت بروز اشتباهات حسابداری در طول سال مالی، اصلاح آن ها در دفاتر همان سال مطابق با استانداردهای حسابداری امکان پذیر است. ارائه مستندات مربوطه همراه با اصلاحات مالی موجب حفظ اعتبار دفاتر شده و خللی در پذیرش آن ها وارد نخواهد کرد. رعایت اصول ثبت دفاتر قانونی و توجه به نکات مهم تحریر دفاتر قانونی باعث می شود شرکت ها از مشکلات مالیاتی و جرایم ناشی از رد شدن دفاتر توسط ممیز جلوگیری کنند.
برای استفاده از مشاوره مالیاتی پیشداد کلیک کنید
طبق آیین نامه تحریر دفاتر قانونی، بعضی تأخیرهای ثبت اطلاعات مالی در دفاتر روزنامه و کل قابل قبول بوده و باعث رد دفاتر مالیاتی نخواهد شد. این موارد عبارت اند از:
تأخیر ثبت رویدادهای مالی در دفتر روزنامه
- مهلت مجاز: تا 15 روز پس از وقوع رویداد مالی
- شرط پذیرش: ثبت تمامی اطلاعات مالی در بازه تعیین شده
تأخیر ثبت اطلاعات توسط اشخاص تازه تأسیس
- مهلت مجاز: برای اشخاص حقوقی تازه تأسیس از تاریخ ثبت شرکت، و برای اشخاص حقیقی از تاریخ شروع فعالیت، تا 2 ماه
- شرط پذیرش: ثبت و تنظیم صحیح دفاتر قانونی پس از مهلت تعیین شده
تأخیر ناشی از خارج از دسترس بودن دفاتر قانونی
- مهلت مجاز: حداکثر 2 ماه پس از وقوع مشکل
- شرط پذیرش: باید عدم اختیار صاحب دفاتر در از دست رفتن آن ها مورد تأیید مقامات قضایی یا مراجع قانونی باشد
تأخیر ثبت اطلاعات در طول سال مالی
- شرط پذیرش: در صورتی که هیچ گونه فعالیت مالی و پولی قبل از ثبت دفاتر صورت نگرفته باشد، امکان ثبت اطلاعات در طول سال مالی وجود دارد
اقداماتی که بعد از اشتباه در تحریر دفاتر قانونی باید انجام دهید!
حین تحریر دفاتر قانونی ممکن است اشتباهات کوچکی رخ دهند که معمولاً مشکل ساز نیستند. این اشتباهات به ویژه در بین حسابداران تازه کار رایج است، اما روش های مشخصی برای اصلاح آن ها وجود دارد.
تصحیح اشتباهات عددی و جایگذاری اطلاعات
اگر اشتباهات مربوط به تکرار یا جایگذاری نادرست اعداد باشد، باید عدد اشتباه را با خط قرمز مشخص کنید و عدد صحیح را با خودکار آبی یا مشکی در بالای آن درج کنید. خط خوردگی بیش از حد معمول موجب رد دفاتر مالیاتی خواهد شد، پس باید اصلاحات را با دقت انجام دهید.
اصلاح اشتباهات در ثبت بدهکاری و بستانکاری
در صورتی که اطلاعات مربوط به بدهکار در بخش بستانکار نوشته شود، باید در هنگام رسیدگی ممیز مالیاتی توضیح داده شود تا از ایجاد مشکل در محاسبات مالیاتی جلوگیری شود.
رعایت نکات مهم تحریر دفاتر قانونی نه تنها از رد شدن دفاتر توسط ممیز جلوگیری می کند، بلکه اعتبار دفاتر را هم حفظ خواهد کرد.
در نتیجه:
تحریر دفاتر قانونی یکی از مراحل اساسی در حسابداری شرکت ها است که باید مطابق قوانین مالیاتی و استانداردهای حسابداری انجام شود. حسابداران و مودیان مالیاتی باید با نکات مهم تحریر دفاتر قانونی آشنا باشند تا از رد شدن دفاتر توسط ممیز مالیاتی جلوگیری کنند.
ثبت و نگهداری دفاتر قانونی
طبق قوانین مالیاتی، تمامی شرکت ها موظف به ثبت و ارائه دفاتر قانونی به سازمان امور مالیاتی هستند. این دفاتر در دو دسته قرار می گیرند:
- دفتر روزنامه: ثبت تمامی رویدادهای مالی روزانه شرکت ها
- دفتر کل: ثبت کلیه حساب ها به صورت جداگانه و تفکیک شده
الزام نگهداری دفاتر قانونی تا 10 سال
- مطابق قانون مالیات های مستقیم، تمامی دفاتر قانونی باید حداقل 10 سال نگهداری شوند.
- رعایت اصول ثبت دفاتر قانونی ضروری است تا از هرگونه خطا جلوگیری شود.
اهمیت تحریر دقیق دفاتر قانونی
- هرگونه بی دقتی یا خط خوردگی ممکن است منجر به رد دفاتر مالیاتی و اعمال جریمه شود.
- اصلاح اشتباهات باید مطابق با استانداردهای حسابداری انجام شود.
- استفاده از خودکار مجاز برای دفاتر قانونی در تحریر اطلاعات ضروری است.
برای مشاوره مالیاتی و ثبت صحیح دفاتر مالی مورد تأیید دارایی، می توانید از خدمات کارشناسان مالیاتی ما بهره مند شوید، برای اطلاعات بیشتر همین حالا از طریق راه های ارتباطی ذکر شده در وب سایت با ما تماس بگیرید.


