چالش های واحد مالی در شرکت ها

در این مقاله سعی بر این است چالش های کارفرمایان در شرکت ها، صاحبان مشاغل و بنگاه های در خصوص واحد مالی، حسابداری و مالیاتی را بررسی کنیم.

و هزاران سوالی که در خصوص مشکل کارفرمایان با واحد حسابداری می توان پرسید .

گاهی مواقع شرکت ها در بدو تاسیس به فرایندهای داخلی خود توجه نمیکنن و صرفا درگیر مسائل تجاری، خرید و فروش و انبارداری هستند و سپس انتظار دارند واحد حسابداری خود را با فرآیندها منطبق کند که متاسفانه این دیدگاه باعث ایجاد اختلال در رویه ها شرکت میگردد و از آنجایی که بررسی دقیق نیازهای شرکت در حوزه حسابداری مشخص نیست شرکت با هزینه های زیادی از جمله تغییر حسابدار، بهم ریختگی و گمراهی در انجام امور میگردد .

از دیگر مشکلات شرکتها اختلاف شدید واحد فروش، بازرگانی، تدارکات و … با واحد حسابداری و یا دستورالعمل های حسابداری و قانونی تدوین شده در شرکت می باشد که بدون توجه به شرایط واحد های دیگر مصوب شده است این در حالی است که می بایست قبل از تدوین هرگونه دستورالعمل مالی و قانونی در شرکت نسبت به بررسی شرایط و دغدغه های واحد غیرمالی توجه نمود و محدودیت های آنها را لیست نموده و حتی الامکان در تدوین قوانین به کار برد تا زمانی که به شرایط مالی مالیاتی و قانونی شرکت و بنگاه اقتصادی ضربه نزد.

در بررسی های به عمل آمده مشخص گردید کنترل های مالی بی اثر، تکراری، غیر ضروری باعث جلوگیری از تمایل پرسنل برای اجرای قوانین و دستورالعملها شده است و همچنین سرعت العمل در تصمیم گیری یا انجام امور محوله به پرسنل را به شدت کاهش داده است، در این شرایط اقتصادی اگر واحدهای فروش یا اجرایی از سرعت العمل بالایی برخوردار نباشند از بازار رقابت خارج میشوند.

چابکی و پویایی سیستم های داخلی نقش به سزایی در رقابت و افزایش فروش و بهره وری دارد و این امر مستلزم این است که شرکت ها نسبت به بررسی دقیق فرآیندهای و همچنین شناسایی راهکارهای کاربردی و بهینه جهت انجام امور شرکت اقدام نمایند، گاها مدیران مالی خود نیاز دچار تردید در انجام امور میشوند و موضوعات را رها نموده و راهکاری برای حل مشکلات ارائه نمیدهند که این امر دلایل متعددی دارد از جمله :

1. عدم همکاری و حمایت مدیرعامل و مدیران ارشد از واحد مالی، کادر حسابداری و مدیرمالی و اداری
2. عدم همکاری یا عدم توجه به دستورالعملهای مالی به دلیل بی اطلاعی از سطح اهمیت آنها و چرایی ایجاد آنها.
3. مدیریت جزیره ای واحدهای سازمان به نحوی که یکپارچگی و فرهنگ سازمانی در انجام امور و عملیات شرکت دیده نمی شود.
4. عدم توانایی مدیرمالی یا کارشناس حسابداری در ارائه خدمات حسابداری
5. عدم اطلاع و شناخت کافی مدیرمالی و حسابداران از رویدادها و تاریخچه و نحوه مدیریت در سنوات گذشته
6. عدم انتقال اطلاعات و موضوعات با اهمیت واحدهای غیرمالی به واحد مالی یا ارائه اسناد، اطلاعات به صورت ناقص و جزیی، صرفا از روی رفع تکلیف و یا ارائه آن در زمانی که به به دلیل وقفه طولانی ارزش اطلاعاتی ندارند.
7. نداشتن معیار و روشی مشخص جهت ارزیابی تیم مالی، حسابرسی، سرپرستی و نظارت بر واحد مالی به نحوی که مشخص شود آیا واحد حسابداری و حسابداران مجموعه کار خود را به درستی انجام میدهند.

باید به این نکته توجه داشته باشیم بهترین شرکت خدمات حسابداری، بهترین مدیرمالی و یا حسابدار هم نمی تواند در صورتی که زیر ساخت مناسبی در شرکت وجود داشته باشد نسبت به رسیدگی به امور حسابداری و مالیاتی اقدام نماید یا راهکارهای مناسبی به شرکت ارائه دهد لذا اخذ مشاوره از شرکت های خدمات حسابداری یا مدیرمالی مجرب در ایجاد ساختار و همچنین استفاده از دانش مشاور کسب و کار، مشاور فرآیندهای سازمانی، مشاور مالیاتی، استفاده از تجربه مدیران اجرایی کمک به سزایی به واحد مالی و افزایش بهره وری و بهینه سازی فرآیندهای شرکت می نماید.

استفاده از خدمات مشاوره حسابداری و اداری می تواند کمک شایانی جهت تدوین دستورالعمل های مالی و حسابداری، اداری نماید که برخی از آنها عبارتند از :آیین نامه معاملات، دستورالعمل فروش، فرآیند نحوه فروش و ارائه صورتحساب فروش به مشتریان، تعریف کانال های فروش، تدوین دستورالعمل پورسانت برای پرسنل واحد فروش، تدوین دستورالعمل وصول مطالبات، آیین نامه های اداری، آیین نامه استخدامی، ایجاد ساختار حقوق و دستمزد، کمک در برخی امور منابع انسانی، دستورالعمل تعیین تعرفه خدمات، دستورالعمل تعیین تعرفه کالا، دستورالعمل نحوه عقد قرارداد با تامین کنندگان ومشتریان، نحوه ایجاد پرونده برای طرف حسابها، تدوین مجوز فروش، مجوز خرید، افراد مجاز برای مبادله یا معامله .

تعرفه خدمات حسابداری، تعرفه خدمات مالیاتی، مبلغ حق الزحمه خدمات استقرار واحد مالی و ایجاد ساختار حسابداری، تعرفه نظارت و سرپرستی واحد حسابداری تماما بستگی به حجم فعالیت دارد که می توان به دو صورت انجام شود :

به صورت کلی تمامی اقدامات فوق مستلزم حمایت و جدیت مدیرعامل و اعضای هیات مدیره و بعضا مدیران اجرایی و مدیران ارشد می باشد در غیر این صورت امکان شکست پروژه استقرار واحد حسابداری و تدوین فرآیندهای سازمانی بسیار بالا می باشد.

در کلیه تصمیم گیری های شرکتی و تغییرات اصولی مالی و غیر مالی از قبیل تغییر نرم افزار حسابداری، تغییر رویه ها، تغییر روشهای جاری در شرکت اگر بالاترین مقام شرکت حمایت لازم را به عمل نیاورد و یا دستورات مقتضی را صادر نکند طول عمر تغییرات کوتاه بوده و ازبین میروند و قطعا در بدو عملیات با شکست روبرو میشوند.

یکی از دغدغه های اصلی کسب و کار ها ایجاد اختلاف بین شرکا، سهامداران، اعضای هیات مدیره و مدیران ارشد، افراد حاضر در تیم، انجمن، تشکل ها می باشد که متاسفانه بخش عمده ای از آن ناشی از فقدان ساختار مالی مناسب است که در این مقاله ابعاد مختلفی از مشکلات حسابداری و مالی شرکتها بررسی گردید .

نداشتن ساختار مالی مناسب ممکن است موجب ایجاد خسارت های مالی و مالیاتی شود به گونه ای که در شروع یک کسب و کار اگر ابعاد مختلف رویدادهای شرکت به درستی در نظر گرفته میشد به راحتی قابل پیشگیری بودند.

در برخی از مقاله ها به انواع حسابداری به شرح ذیل اشاره شده است :

حسابداری تولیدی(Manufacturing accounting)، حسابداری صنعتی یا بهای تمام شده (Cost Accounting)، حسابداری عمومی (Public Accounting)، حسابداری مالیاتی (Tax Accounting)، حسابداری دولتی (Governmental accounting)، حسابرسی (Auditing)، حسابداری مالی (Financial Accounting)، حسابداری حقوقی (Forensic Accounting)، حسابداری مدیریت (Managerial Accounting)که می توان گفت در نام گذاری انواع حسابداری نکته ی قابل توجه این است که هیچکدام از آنها قابلیت اجرایی ندارند مگر قبل از شروع هر نوع فعالیتی نسبت به ایجاد یا اصلاح ساختار حسابداری، تکمیل کادر نیروی انسانی اقدام گردد .

خدمات حسابداری چیست؟

منظور از خدمات حسابداری اقداماتی است که در شرکت خدمات حسابداری یا موسسه خدمات حسابداری به کارفرمایان حقیقی یا حقوقی ارائه میگردد.شرکت خدمات حسابداری می تواند به صورت بامسئولیت محدود یا سهامی خاص تحت عنوان شرکت یا موسسه به ثبت برسد که می بایست اعضای هیات مدیره آن افراد باتجربه و فعال در حوزه حسابداری، مالیاتی، حسابرسی و … باشند و در حوزه های قانون کار، اداره مالیات، تامین اجتماعی، شرکت های نرم افزاری، فعالین حوزه آموزش و مدیریت، مشاوران حوزه کسب و کار، مشاوران حقوقی با افراد مجرب نیز همکاری داشته باشند.

با توجه به توضیحات فوق :

خدمات حسابداری محدوده ای از اقدامات مربوط به امور مالی شامل شناخت فرآیندها، ارائه راهکار، تعیین نحوه ثبت اسناد، طبقه بندی و کدینگ حسابها، بایگانی اسناد، کنترل و نظارت، آموزش پرسنل واحد حسابداری با هدف تنظیم دفاتر قانونی، گزارشات قانونی، اظهارنامه مالیاتی، انجام تکالیف مالیاتی، گزارش خاص مدیریت، گزارش صورت های مالی، گزارش عملکرد جهت ارائه به استفاده کنندگان درون سازمانی و برون سازمانی می باشد.

استفاده از اصطلاح صفر تا صد خدمات حسابداری و یا صفر تا صد خدمات مالیاتی که در این روزها بیشتر به شعارهای تبلیغاتی تبدیل شده است در واقع به دلیل گستردگی خدمات قابل ارائه توسط موسسات خدمات حسابداری می باشد همچنین در انتخاب بهترین شرکت خدمات حسابداری نباید صرفا به این موضوع توجه داشت که آیا موسسسه خدمات حسابداری قادر به انجام امور مالیاتی و انجام امور حسابداری به صورت صفر تا صد می باشد یا خیر! بلکه باید به این موضوع توجه کرد که برنامه و نحوه اجرای صفر تا صد امور حسابداری به چه صورت است و این موضوع از با اهمیت ترین شاخص های تصمیم گیری جهت انتخاب شرکت / موسسه خدمات حسابداری می باشد.

شرکت ارقام پویش پیشداد که در سالهای اخیر تجربه کاملی در ارتباط با بررسی مشکلات کارفرمایان در حوزه مالی، اداری، انبارداری، منابع انسانی، فروش، تامین داشته است به راحتی می تواند با مشاوره رایگان نسبت به بررسی و ارائه گزارش شناخت کار(شناخت پروژه) با هدف اعلام ضعف های واحد مالی، تعیین سطح پرسنل مالی، تایید صحت انجام کار، تایید روش اجرا فرآیندهای حسابداری، تایید نحوه انجام تکالیف مالیاتی، محاسبه ریسک مالیاتی، محاسبه و برآورد خسارت مالیاتی، نظارت بر عملکرد تیم مالی و یا بررسی دغدغه مدیران عامل در این خصوص اقدام نماید.

چرا باید از خدمات حسابداری استفاده کنیم؟

در برخی اوقات کارفرما دچار سردرگمی یا تردید در انتخاب موسسه حسابداری یا انتخاب یک حسابدار مقیم شرکت شده است و بهتر است بگوییم مدیرعامل شرکت نمی تواند تصمیم بگیرد آیا امور حسابداری خود را برون سپاری کند یا خیر!

بهتر است به ذکر یک مثال نسبت به بررسی این مسئله بپردازیم شما در هنگام خرید خودرو یا خرید دارایی نسبت به اعزام یک کارشناس رسمی برای تشخیص ارزش خودرو یا دارایی و اطلاع از مزایا و معایب آن دارایی از لحاظ فنی، تخصصی مطلع میشوید.

گروه خدمات حسابداری و مالیاتی پیشداد صرف نظر این که کارفرما نسبت به عقد قرارداد خدمات حسابداری یا مالیاتی اقدام می نماید یا خیر با با بررسی دقیق نیاز های شرکت، شناخت پروژه، شناخت دغدغه ها، بررسی موضوعات مالی با سطح اهمیت بالا، بررسی ساختار قانونی شرکت، بررسی پتانسیل شرکت به کارفرما اعلام میکند که بهترین راهکار حل چالش های حسابداری و استخدامی و ایجاد واحد مالی با بهره وری مطلوب چیست.

ارائه راهکار می تواند به این صورت باشد که شرکت با استخدام حسابدار مقیم می تواند به امور حسابداری خود سامان دهد یا بهتر است با موسسات خدمات حسابداری همکاری کند در برخی مواقع شرکت خدمات حسابداری پیشداد می تواند با ایجاد ساختارهای اولیه، آموزش نیروهای مقیم استخدام شده، نظارت دوره ای، حضور در تصمیم گیری های اساسی نیز در کنار کارفرمایان باشد و به نوعی روش های ترکیبی از نیروی مقیم و برون سپاری را ارائه دهد.

اگر با مطالعه این مقاله همچنان چگونگی ایجاد چالش در واحد های مالی برای شما شفاف نشده است ما می توانیم با مشاوره رایگان در محل کار شما یا در دفتر مرکزی پیشداد پاسخگوی کارفرمایان عزیز باشیم.

باور ما این است در امور حسابداری باید کلیه امور با روش صحیح انجام شوند نه صرفا با روش های آسان.

تلفیق روش های صحیح در انجام امور حسابداری با آسان ترین حالت ممکن تنها زمانی ممکن است که نسخه ای سفارشی از نیازهای حسابداری و مالی سازمان یا شرکت تهیه و ارائه شود.

اگر در شرکت تصمیم گرفتید که چگونه در مسیر تغییرات اساسی در واحد حسابداری خود قرار بگیرید قطعا جز مدیرانی هستید که برنامه ریزی دقیقی برای کسب و کار و بیزنس خود دارید و این مسئله بسیار ارزشمند است و مطمئن باشید اگر واحد حسابداری توانمندی داشته باشید بدون شک در واحدهای دیگر هم امکان تحول را خواهید داشت وقتی موانع حسابداری در روبروی واحدهای دیگر همانند واحد فروش برداشته شود و به روشی درست کنترل ها صورت گیرد چالش های پرسنلی، و درگیری های ذهنی پرسنل کاهش یافته و در نتیجه شاهد تغییرات مثبتی در سازمان خود خواهید بود.

بابت زمانی که برای مطالعه این مقاله گذاشتید از شما تشکر میکنیم و خوشحال میشویم نظرات و انتقادات خود را از طریق راه های ارتباطی در تماس با ما و یا درج نظر در قسمت دیدگاه ذیل این مقاله با ما در میان بگذارید .