فاکتور رسمی چیست؟
این فاکتور نه تنها یک سند حسابداری ساده، بلکه کلیدی حیاتی برای حفظ حقوق خریدار و فروشنده، انطباق عملکرد با قوانین مالیاتی، ایجاد رابطه ی تجاری قابل اعتماد و شفاف به شمار می رود. وجود ابزارهای متعدد جهت مدیریت تراکنش ها (برای دستیابی به شفاف سازی در دنیای پیچیده تجارت و اقتصاد) دور از ذهن نیست. فاکتورهای رسمی نوعی سند مالی به شمار می روند که و از جانب فروشنده به خریدار ارائه خواهند شد. این فاکتورها دربردارنده ی جزئیات خرید یا خدمات ارائه شده هستند. اطلاعاتی که در این اسناد ثبت می شوند اثبات کننده ی تراکنش به وجود آمده بین خریدار و فروشنده به صورت قانونی و مالی خواهد بود.
فاکتور رسمی به عنوان یکی از اسناد مهم مالی، تمامی جزئیات مربوط به معاملات، از جمله قیمت، مالیات و شرایط پرداخت را شامل می‌شود. این فاکتور در راستای پیشگیری از فرار مالیاتی و بر اساس مقررات وزارت امور اقتصادی و دارایی تنظیم می‌شود. با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری معتبر و همکاری با خدمات حسابداری حرفه‌ای شرکت حسابداری پیشداد، شما می‌توانید فاکتورهای رسمی خود را به شکل دقیق و قانونی صادر کرده و در زمان مقرر به سازمان مودیان ارسال نمایید. بر اساس قوانین جدید پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان که از سال 1401 اجرایی شده است، تمامی شرکت‌ها موظف به ارسال صورتحساب الکترونیکی در کمتر از هفت روز از تاریخ صدور هستند.
بنابراین فاکتور رسمی سند تایید کننده انجام معامله بین طرفین است. حال باید بدانید که این سند به واسطه تنظیم شدن بر اساس قوانین مالیاتی و دارایی، باید با تسلط کامل بر خدمات حسابداری و مالیاتی انجام بپذیرد. شرکت حسابداری پیشداد به واسطه فعالیت گسترده و حرفه ای در این زمینه، خدمات ارزنده ای را به متقاضیان ارائه می دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید با شماره تماس 02191018280 ارتباط برقرار نموده و از راهنمایی کارشناسان پیشداد استفاده کنید.
بیشتر بخوانید: فرار مالیاتی چیست؟
فاکتور رسمی چیست و شامل چه چیزهایی می شود؟
از فاکتور رسمی با عنوان صورت حساب فروش نیز یاد می شود. این فاکتور سندی است که فروشنده کالا و یا ارائه دهنده خدمات پس از انجام معامله به خریدار ارائه می کند. در این سند اطلاعات دقیق و کاملی از معامله درج شده است. چرا که از آن به عنوان مدرکی معتبر برای اثبات خرید، جهت ارائه به سازمان امور مالیاتی و ثبت در دفاتر حسابداری استفاده می‌شود. حال این فاکتور باید در شامل موارد زیر باشد:
- برخورداری از اطلاعات کامل فروشنده؛ مانند: نام و نام خانوادگی، نام شرکت، آدرس، شماره اقتصادی، شماره تلفن، کد پستی و غیره
- برخورداری از اطلاعات کامل خریدار؛ مانند: نام و نام خانوادگی، نام شرکت، آدرس دقیق، کد پستی و شماره تلفن
- برخورداری از شماره سریال
- ثبت تاریخ صدور فاکتور به طور دقیق
- شرح دقیق کالا و یا خدمات به همراه واحد اندازه‌گیری در صورت لزوم
- مقدار کالا یا خدمات ارائه شده به همراه مبلغ واحد آن
- مبلغ کل فاکتور به صورت عددی و حروفی
- محاسبه مبلغ مالیات در صورتی که کالا یا خدمات ارائه شده مشمول مالیات بر ارزش افزوده باشد.
- امضا و مهر فروشنده و یا نماینده قانونی وی
انواع فاکتور رسمی و غیر رسمی
حال که فاکتورهای رسمی را شناختید، بهتر است فاکتورهای غیر رسمی را نیز بشناسید. یکی از انواع فاکتورها، فاکتورهای غیر رسمی یا پیش فاکتورها هستند که با اهداف مختلفی صادر می شوند. بنابراین در انواع مختلفی بین فروشنده و خریدار رد و بدل خواهند شد. از انواع این فاکتورها عبارتند از:
- فاکتورهای غیر رسمی با هدف فرار از مالیات
- فاکتورهای غیر رسمی با هدف ایجاد لیست اولیه از محصولات یا خدمات خریداری شده
برای استفاده از خدمات حسابرسی پیشداد کلیک کنید
تفاوت فاکتور رسمی و غیر رسمی
برای پی بردن به خصوصیات و موارد استفاده از انواع فاکتور رسمی و غیر رسمی، می توان از جدول زیر استفاده کرد:
خصوصیات و ویژگی ها | فاکتور رسمی | فاکتور غیر رسمی |
مشخصات ذکر شده در فاکتورها | باید کامل و دقیق بوده و از شماره سریال یکتا برخوردار باشد. | ممکن است ناقص باشد و وجود شماره سریال الزامی نیست. |
هدف از استفاده | برای ثبت در دفاتر حسابداری ارائه به دارایی | اعلام قیمت و شرایط قبل از معامله |
برخورداری از ارزش قانونی | ارزش قانونی دارد | ارزش قانونی ندارد |
تعهد | برای فروشنده تعهد آور است. | معمولا تعهدی را در بر ندارد. |
تایید مالیاتی | اطلاعات ذکر شده مورد تایید مالیاتی است. | توسط مالیات تایید نشده و در مسائل حقوقی مشکل ساز خواهد شد. |
کاربرد | قابلیت استفاده در معاملات تجاری و مالیاتی که نیاز به تایید مالیاتی دارند. | اغلب برای تراکنش های کوچک و مواردی که نیاز به تایید مالیاتی ندارند. |
دلایل استفاده از فاکتور رسمی؛ صدور فاکتور برای چه کسانی ضروری است؟
دلایل بسیار زیادی اعم از:
- جلوگیری از جرایم مالیاتی به واسطه ی انطباق با قوانین مالیاتی
- اثبات خرید و فروش کالا یا خدمات در مراجع قانونی برای حفظ حق و حقوق
- مهمترین مبنای ثبت معاملات در دفاتر حسابداری برای مدیریت صحیح حساب ها
- دریافت اعتبار مالیاتی با ارائه فاکتور رسمی
و غیره سبب افزایش موارد استفاده از فاکتور رسمی شده اند. به طور کلی تمامی مشاغل و کسب و کارهایی که مشمول نظام حسابداری مالیات بر ارزش افزوده هستند، باید این فاکتور را صادر نمایند. بنابراین مهم نیست که مبلغ معامله چقدر بوده و طرف معامله کیست؟ به هر حال تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی که مشمول مالیات بر ارزش افزوده هستند، موظف به صدور فاکتور رسمی برای معاملات خود خواهند بود. توجه داشته باشید که عدم استفاده از این فاکتور، جرم تلقی می شود و قابل پیگیری خواهد بود.
بیشتر بخوانید: حسابداری مالیات بر ارزش افزوده
کاربرد فاکتور رسمی فروش
با دریافت مشاوره مالیاتی و پی بردن به اهمیت استفاده از این فاکتورها، می توانید از کاربرد آنها نیز اطلاعات کاملی را کسب نمایید. کاربرد این فاکتورها عبارتند از:
- محاسبه مالیات
- گزارش دهی مالی
- مدیریت موجودی
- پیگیری مطالبات
- اثبات هزینه ها
نحوه تهیه فاکتور رسمی فروش
امروزه شاهد انواع نرم افزار حسابداری هستیم که هر کدام خدمات ارزنده ای را پشتیبانی می کنند. اگر شما هم به دنبال بهترین روش برای تهیه فاکتورهای رسمی هستید، می توانید راهکارهای زیر را مورد استفاده قرار دهید:
- استفاده از خدمات نرم افزاری و برخی از نرم افزارهای حسابداری امکان صدور این فاکتورها را برای شما فراهم می کنند. رعایت تمامی الزامات قانونی و تهیه خودکار این فاکتورها از مهمترین خصوصیات این نرم افزارها به شمار می روند.
- وجود بسیاری از سامانه های آنلاین برای صدور فاکتور راه را برای شما هموار نموده اند. این سامانه ها اغلب دارای قالب های آماده فاکتور بوده و سرعت و سهولت در تهیه فاکتور را برای شما به ارمغان می آورند.
- یکی از روش هایی که استفاده از آن توصیه نمی شود، استفاده از فاکتورهای چاپی آماده است. این روش علاوه بر مستعد خطا بودن، زمان بر نیز است.
فاکتور صوری چیست؟
اگر در یک فاکتور اطلاعات غیر واقعی و نادرست درج شود، فاکتور صادر شده فاکتور صوری خواهد بود. این فاکتور با هدف فرار مالیاتی، انجام معاملات غیرقانونی و یا پولشویی صادر می شود. از اشکال مختلف این فاکتورها می توان به: فاکتورهایی با مبالغ غیر واقعی، فاکتورهایی که به معاملات انجام نشده مربوط هستند و یا فاکتورهایی که اطلاعات نادرست در آنها درج شده است، اشاره کرد.
دارایی چه فاکتورهایی را تایید می کند؟
فاکتورهایی توسط سازمان امور مالیاتی تایید می شوند که از تمامی مشخصات و الزامات قانونی برخوردار باشند. اطلاعات درج شده در این فاکتورها باید با واقعیت مطابقت داشته و توسط کارشناسان مسلط بر قانون تهیه شده باشند. اغلب فاکتورهایی مورد تایید دارایی قرار می گیرند که از خصوصیات زیر برخوردار باشد:
- از شماره سریال ترتیبی و چاپی برخوردار باشند.
- تمامی اطلاعات دقیق فروشنده و خریدار در آنها درج شده باشد.
- مبلغ کل به صورت عددی و حروفی نوشته شده باشد.
- مبلغ مالیات به طور جداگانه محاسبه و درج شده باشد. (تخفیفات مالیاتی، عوارض و … باید به طور کامل درج شده باشند.)
- فاکتور توسط فروشنده و یا نماینده قانونی وی مهر و امضا شده باشد.
- با اطلاعات ثبت شده در دفاتر حسابداری فروشنده مطابقت داشته باشد.
برای استفاده از خدمات مالیاتی پیشداد کلیک کنید
سازمان امور مالیاتی چگونه فاکتورهای رسمی را کشف می کند؟
سازمان امور مالیاتی جهت کشف فاکتور رسمی یا صوری، روش های مختلفی را به کار می بندد که عبارتند
از:
- بازرسی مالیاتی و رسیدگی به دفاتر حسابداری
- مقایسه اطلاعات فاکتورها با اطلاعات موجود در سایر منابع و اطلاعات ارائه شده توسط مودیان مالیاتی مختلف
- استفاده از سامانه های هوشمند جهت تحلیل داده ها و شناخت الگوهای مشکوک
- تهیه گزارش از کارکنان و یا افراد عادی
مشخصات یک فاکتور رسمی یا صورت حساب فروش
برای کسب اطلاعات دقیق در مورد مشخصات یک فاکتور دقیق و صحیح، می توان از خدمات مشاوره حسابداری استفاده کرد. به طور کلی یک فاکتور رسمی از مشخصات زیر برخوردار است:
اطلاعات فروشنده | نام و نام خانوادگی / نام شرکت |
| آدرس دقیق و کامل |
| کد پستی |
| شماره تلفن |
| شماره اقتصادی |
| شناسه ثبت شرکت / شناسه ملی |
اطلاعات خریدار | نام و نام خانوادگی / نام شرکت |
| آدرس کامل و دقیق |
| کد پستی |
| شماره تلفن |
مشخصات فاکتور | شماره سریال چاپی |
| تاریخ صدور |
| شرح کالا یا خدمات |
| تعداد / مقدار |
| مبلغ واحد |
| مبلغ کل |
| مبلغ مالیات بر ارزش افزوده (در صورت مشمول بودن) |
| مبلغ قابل پرداخت |
سایر موارد | مهر و امضای فروشنده و یا نماینده قانونی وی |
| شرایط پرداخت |
| شماره حساب بانکی فروشنده |
نحوه چاپ فاکتور رسمی یا صورت حساب فروش
برای چاپ فاکتور رسمی می توانید از روش های زیر استفاده کنید:
- چاپ با استفاده از نرم افزارهای حسابداری
- چاپ از طریق سامانه های آنلاین صدور فاکتور
- چاپ با استفاده از خدمات چاپخانه ها
نحوه چاپ فاکتورهای رسمی
با توجه به تاثیر این فاکتورهای بر روی خدمات مالیاتی، بهتر است به نحوه ی چاپ و صدور آنها توجه ویژه ای داشته باشید. برای چاپ فاکتور رسمی باید المان های زیر را مد نظر قرار داد:
- استفاده از کاغذهای مرغوب و باکیفیت
- استفاده از چاپگرهای کیفیت بالا برای چاپ فاکتور با وضوح بالا
- به کارگیری کاغذهای A4 و A5
- توجه به انتخاب شخص برای نوشتن به 3 یا 2 برگی
نمونه فاکتور رسمی پر شده
یکی از خدمات حسابداری و مالیاتی، ارائه ی نمونه فاکتور رسمی پر شده است. این امر بر روی افزایش کیفیت تهیه فاکتور رسمی بسیار موثر خواهد بود.
فاکتورهای رسمی حیاتی ترین ابزار برای مدیریت کسب و کار و انطباق با قوانین مالیاتی شناخته می شوند. استفاده صحیح از این فاکتورها مزایای متعددی را برای کسب و کارها به همراه داشته است. به طوری که مدیران مشاغل مختلف می توانند مدیریت شفاف و قانونی را تجربه کنند. یکی از مهمترین المان ها در این زمینه، استفاده از خدمات ارزنده موسسات حسابداری است. یکی از راهکارهای کلیدی برای کاهش هزینه ها، صرف زمان کوتاه و ارائه ی خدمات باکیفیت، استفاده از خدمات موسسه حسابداری پیشداد است. برای کسب اطلاعات بیشتر می توانید با شماره 02191018280 ارتباط برقرار نمایید.
فاکتور رسمی به عنوان یکی از اسناد مالی مهم شامل جزئیات کامل معامله مانند قیمت، مالیات و شرایط پرداخت است. فاکتور رسمی نقش مهمی در جلوگیری از فرار مالیاتی دارد و بر اساس قوانین وزارت امور اقتصاد و دارای تنظیم می شود. با استفاده از نرم افزار های حسابداری معتبر و مراجعه به خدمات حسابداری حرفه ای شرکت حسابداری پیشداد، می توانید به طور دقیق و قانونی فاکتور های رسمی خود را صادر و در زمان مشخص به سازمان مودیان ارسال کنید. اجرای قانون پایانه های فروشگاهی و سامانه مودیان از سال 1401 تمامی شرکت ها را ملزم به ارسال صورتحساب الکترونیکی در کمتر از هفت روز کرده است.
چگونه فاکتور رسمی صادر کنیم؟
برای موفقیت در امر صدور فاکتور رسمی، بهتر است عوامل کلیدی زیر را مد نظر قرار دهید:
در مورد فروشنده و خریدار اطلاعات کاملی را جمع آوری کنید. از یک نرم‌افزار حسابداری، سامانه آنلاین برای صدور فاکتور و یا از کارشناسان شرکت حسابداری پیشداد استفاده کنید. اطلاعات دقیق مربوط به کالا یا خدمات ارائه شده را وارد نمایید. محاسبه مالیات بر ارزش افزوده را فراموش نکنید. از امضای فاکتور توسط فروشنده یا نماینده قانونی او غافل نمانید.
بنابراین شما می توانید برای صدور فاکتور های رسمی خود از خدمات استقرار سیستم حسابداری شرکت حسابداری پیشداد استفاده کنید. با این روش به راحتی می توانید فاکتور های رسمی در پایانه های فروشگاه صادر و برای سامانه مودیان ارسال کنید.
سوالات متداول
آیا می توان فاکتور غیر رسمی را به دارایی ارائه کرد؟
فاکتورهای غیر رسمی از ارزش قانونی برخوردار نیستند. بنابراین قابلیت ارائه به سازمان های قانونی و امور مالیاتی را در بر نخواهند داشت.
چرا باید از فاکتور رسمی استفاده کرد؟
فاکتورهای رسمی علاوه بر محاسبه ی دقیق مالیات، شفاف سازی فرایندها و افزایش دقت دفاتر حسابداری، جلوگیری از جریمه های مالیاتی را نیز به همراه دارند.
صدور فاکتور صوری با چه جریمه هایی همراه است؟
جریمه های مالی، تعهد به پرداخت مالیات های مربوطه و همچنین مجازات های کیفری
