اهیمت بایگانی اسناد و مدارک در شرکتهای کوچک

اهمیت ثبت و نگهداری منسجم اسناد و مدارک مالی و اداری  مدیران و صاحبان شرکت‌های کوچک باید از اهمیت حفظ و نگهداری اسناد مالی و استفاده از گزارش‌های مالی برای تصمیم‌گیری‌ آگاه باشند. شاید در لحظه وقوع معامله یا یک فعالیت مالی اهمیت نگهداری اسناد و مدارک احساس نشود یا مدیران شرکت های کوچک باتوجه […]

اهمیت ثبت و نگهداری منسجم اسناد و مدارک مالی و اداری 

مدیران و صاحبان شرکت‌های کوچک باید از اهمیت حفظ و نگهداری اسناد مالی و استفاده از گزارش‌های مالی برای تصمیم‌گیری‌ آگاه باشند.

شاید در لحظه وقوع معامله یا یک فعالیت مالی اهمیت نگهداری اسناد و مدارک احساس نشود یا مدیران شرکت های کوچک باتوجه به اینکه پرسنل کمی دارند شاید شخصی را جهت حفظ و بایگانی مستندات در نظر نگرفته باشند ولی باید در نظر داشته باشند که مستندات ، قراردادها ، اطلاعات ، مدارک و سایر اسناد مثبته مالی زمانی مورد نیاز قرار میگیرند که مشکلی به وجود می آید . مثلا نیازبه ارائه رسید پرداخت به تامین کننده یا پرسنل باشد ، نیاز به ارائه فیش واریزی در مراجع قانونی باشد ، نیاز به ارائه فاکتور فروش جهت وصول مطالبات ، نیاز به ارائه فاکتور خرید جهت رفع اختلاف ، یا نیاز به بررسی مدارک در هنگام بروز اختلاف بین شرکا ، رفع اختلافات مالی ، رفع سوتفهام های مالی ، یا اگر خوشبینانه به این موضوع توجه شود نیاز به مستندات و مدارک جهت ارائه اداره مالیات ، ارزش افزوده ، بیمه و … باشد .
گاهی اوقات مدیران بعد از مدت ها نیاز به سوابق مالی و حسابداری خود دارند که به دلیل عدم بایگانی مدارک و مستندات در لحظه وقوع فعالیت مالی و یا عدم بایگانی به روش صحیح موفق به استفاده از سوابق خود نمی شوند .
از مزایای بایگانی مستندات اداری و مالی می تواند به سرعت بخشیدن به امور و پاسخگویی به موقع به مشتریان و تامین کنندگان و طرف حسابها اشاره کرد .

بایگانی صرفا مربوط به مسائل مالی نمی باشد ، بایگانی اسناد و مدارک حسابداری و فنی مهندسی و اداری ، پرسنلی ، مکاتبات و …. از اهمیت بسیاری برخوردار است .

روش صحیح بایگانی اسناد و مدارک نیز باتوجه به نیاز مجموعه متفاوت است که بهتر است از تجربه افراد متخصص نیز در این خصوص حائز اهیمت است .

Bookmark(0)

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *